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Como gestionar tu tiempo para ser 10 veces más efectivo

by Cristina Cortés Ansbjerg | Sigueme en Twitter

¿Cómo puede un emprendedor hacer todo lo que tiene que hacer cada día si la jornada laboral no da más de sí? Aún no se han inventado los días de 25 horas y aunque existieran tampoco servirían de mucho. La respuesta es: gestionando tu tiempo de forma eficiente.

La productividad depende de muchos factores. La semana pasada me centré en los más importantes, que son los que afectan a tu calidad de vida y que además ayudan a reducir el estrés: Aumentar tu productividad y 5 hábitos para reducir el estrés y aumentar tu productividad.

Hoy me voy a centrar en la gestión del tiempo. La jornada laboral del emprendedor comprende tareas de todo tipo. Tienes que estar pendiente de la contabilidad, las ventas, coger el teléfono, hacer papeleo, ir al Banco, resolver los problemas del día a día, supervisar empleados cuando los hay, etc. Y ahora además añadimos una más: interactuar en redes sociales.

Esto es un poco esquizofrénico. Pasar de una tarea a otra y luego volver a la primera, pero no sin antes realizar una llamada de teléfono o contestar un e-mail pendiente. El más cuerdo acaba volviéndose loco. Necesitas organizarte.

¿Cómo organizar el tiempo?

A diario recibo publicidad de cursos para aprender a gestionar el 17272nys29kc31o 150x150 Como gestionar tu tiempo para ser 10 veces más efectivotiempo. Debo decir que nunca he asistido a ninguno. Poco a poco he aprendido a gestionar mi tiempo a mi manera y el resultado ha sido muy satisfactorio. Esto no significa que esté en contra de esos cursos (nunca estaré en contra de la formación, si esta es de calidad).

Lo que quiero decir con esto es que, lo que te voy a contar es cómo gestiono yo mi tiempo. Este es un tema muy personal. Tú debes adaptar las pautas a tu rutina, tus hábitos y tus necesidades.

No hagas varias cosas al mismo tiempo

Cuando trabajo en algo necesito concentrarme en ello. Soy de fácil distracción y por naturaleza tiendo a realizar varias tareas a la vez. Antes pensaba que esto era bueno porque muchas empresas buscan trabajadores “multitarea”.

Con el tiempo he aprendido que hacer varias cosas a la vez no sólo merma la calidad de todas ellas sino que además me hace perder más tiempo del que gano. Es mejor hacer una sola tarea bien, que cinco mal y que luego tengas que rectificar.

¿Crees que tu cliente no nota a través del teléfono que tu mente está en otro sitio cuando además de hablar con él estás preparando un pedido, por ejemplo? Si lo crees estás subestimando a tus clientes.

Trabaja en bloques

Lo que yo hago en mi día a día es dividir todas las tareas pendientes en grupos o bloques según su naturaleza y luego dedicarle un tiempo fijado a cada una.

Ejemplo:

1h y 30 minutos para Twitter, Facebook, Linkedin, email > 10 minutos de descanso para tomar un café o fruta > 2 horas para facturas > 5 minutos de descanso > Otra tarea

El tiempo exacto y la naturaleza de la tarea o tareas lo decides tú. En este ejemplo he agrupado todas las tareas de redes sociales porque todas tienen la misma naturaleza.

Nota: me refiero siempre al uso profesional de las redes sociales, no al uso que hacemos de ellas a título personal.

No es un método revolucionario, probablemente ya vienes haciéndolo desde hace tiempo. Pero sólo funciona si eres estricto.

Reglas:

A. Debes respetar el tiempo fijado con más precisión que un reloj suizo. Cuando se termine el tiempo dedicado a redes sociales se terminó. Y si una conversación queda a medias pues queda a medias. Amablemente puedes indicar al interlocutor que tienes tareas pendientes que no pueden esperar.

B. Después de cada descanso tienes que cambiar de actividad. No vale volver de nuevo a Twitter, por ejemplo. Eso sería engañarte a ti mismo porque hacer eso no sería eficiente.

C. Rompe este sistema sólo si es imprescindible. Por ejemplo, porque tienes una fecha límite (un deadline) y necesitas dedicar tiempo extra a esa actividad.

Beneficios del trabajo en bloques

1.    Aumenta tu concentración ya que todas las tareas que realizas en cada bloque son similares.

2.    Evitas que se te acumule el trabajo ya que todos los días realizas tareas variadas.

3.    Al final del día tienes la sensación de que has hecho muchas cosas. Esto no suele ocurrir con la misma intensidad cuando dedicas todo el día a sólo una o dos tareas. Incluso aunque hayas sido realmente productivo, la sensación de “deber cumplido” no es la misma.

Por qué una lista de tareas es contraproducente

Observa que siempre hablo de los bloques y no de cada tarea singular. Cuando hablo de redes sociales no detallo: contestar 10 emails, publicar dos twitters, comentar en dos grupos de linkedin, etc.

Eso sería hacer una lista de cosas para conseguir cada día. Mucha gente lo hace así. A mí este sistema no me sirve. Lo he intentado muchas veces porque siempre hay alguien que lo recomienda, pero insisto: HACER UNA LISTA DE TAREAS NO ME FUNCIONA.

La razón es simple:

Hacer una lista diaria implica que calcules aproximadamente cuanto tiempo te va a llevar cada tarea. Normalmente, es muy complicado hacer todas las tareas que te has propuesto en el tiempo marcado. Porque surgen mil interrupciones, porque no calculaste bien o porque la tarea se complica.

Una vez que una tarea te ha llevado más tiempo del previsto, eso altera el tiempo disponible para el resto de actividades. Lo que significa que, o bien rehaces la lista o bien dejas tareas sin hacer al final del día.

Si dejas tareas sin hacer te vas a tu casa con la sensación de que tienes trabajo pendiente y de que no has conseguido alcanzar la meta de ese día. Esto machaca. Afecta psicológicamente más de lo que parece. Porque prácticamente todos los días habrá algo en la lista que no te haya dado tiempo a hacer.

Actualización: Tras leer el comentario de mi amigo Michel, y para que no haya equívocos, insisto en que este sistema es el que me funciona a mí personalmente y en que nunca he ido a cursos sobre gestión del tiempo. Sinceramente no sé qué lado del cerebro es el dominante en mi caso, pero sea cual sea mi productividad ha aumentado en parte desde que dejé de hacer listados de tareas y pasé a hacer bloques. Si a tí los bloques te resultan ineficaces la respuesta es bien sencilla: no utilices este sistema.

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Otra vez me ha salido un post muy largo, pero es que sobre productividad se pueden escribir ríos de tinta.

Intentaré completar esta guía sobre productividad con un último artículo dedicado a las distracciones y sobre todo al teléfono. El mejor amigo y a la vez el peor enemigo de todo emprendedor.


Estos días he recibido muchas preguntas y comentarios a través de Facebook y del correo del blog sobre hábitos y gestión del tiempo.
Como siempre, estoy abierta a contestarlas lo antes posible, pero sobre todo os invito a dejar algún comentario aquí abajo. Porque es una forma más de ayudar a quienes lean el artículo.

Cuéntanos…

  • ¿Qué sistema utilizas para gestionar el tiempo (si usas alguno)?
  • ¿Has utilizado este sistema o alguno similar?
  • ¿Te ha funcionado? ¿Aún no has encontrado un sistema óptimo para tí?

Cristina Cortés Ansbjerg
Finalizando por hoy el bloque “blog”

Imagen 1: Salvatore Vuono
Imagen 2: renjith krishnan

pixel Como gestionar tu tiempo para ser 10 veces más efectivo

{ 6 comments… read them below or add one }

Michel Henric-Coll marzo 24, 2011 a las 16:49

Tu método funciona muy bien para un tipo de personalidad y muy mal para otros.

Es un método que da buenos resultados a la gente con dominante del hemisferio cerebral izquierdo, y como la gente que trabaja en ‘números’ suelen ser izquierdos, puede ir bien a la mayoría de tus lectores (que es lo importante).

Pero del mismo modo que a vosotros os va bien la linearidad, la transitividad y el trabajo por bloques succesivos, a otros les resulta una manera perfecta de ser… ineficaces.

Los de dominante derecha funcionan de forma paralela y no lineal, una succesión de detalles les hace perder toda concentración porque necesitan establecer una estructura, la monotonía de bloques succesivos les impide sacar lo mejor de su forma de pensar y trabajar, etc. Si un arquitecto intenta utilizar tu método, va a fracasar y resultará frustrado y puede que se sienta culpable.

El tiempo no existe (véase Aristóteles), es la medición de cambios que se producen, por tranto gestionar el tiempo como se gestona una cartera financiera es imposible. En realidad, se trata de gestionarse a sí mismo, y la forma eficiente es función de criterios neurológicos, no hay ningún modo universal ni puede haberlo.

Michel

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Cristina Cortés Ansbjerg marzo 24, 2011 a las 17:03

Gracias Michel. Tu aportación es muy valiosa. Cómo ya he dicho en el artículo, así es como organizo yo mi tiempo y a mí me funciona, pero la gestión del tiempo es muy personal y cada uno debe buscar el método que mejor se adapte a él.
Me consta que mucha gente utiliza un sistema parecido al mío y les funciona. Así al menos me lo han comentado en esta última semana.

En cualquier caso, este es un método más. Ni mejor ni peor. Es simplemente el mío.

Un saludo,
Cristina

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Michel Henric-Coll marzo 24, 2011 a las 17:44

Desde luego Cristina, es el tuyo y funcionará bien para muchos.

Mi comentario está destinado a aquellos para los que este sistema no resulta ni cómodo, ni eficiente, para que no se deseperen. Hay otros métodos para ellos.
Cordialmente
Michel

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Cristina Cortés Ansbjerg marzo 24, 2011 a las 17:48

Sí, gracias Michel. Por eso digo que tu comentario es muy valioso. Para que quede claro que cada uno debe encontrar su método.

Por cierto, sólo por curiosidad, al hilo de tu comentario he preguntado a alguien que sabe bastante sobre hemisferios cerebrales y después de hacer un par de tests muy sencillos, según parece, en mi caso la influencia de mis hemisferios cerebrales está equilibrada: puedo encarar con confianza tanto las actividades científicas como las humanísticas, con leve tendencia hacia la creatividad.

Un saludo y muchas gracias de nuevo Michel. Siempre se aprende algo nuevo.

Cristina

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Emilio Navarro marzo 24, 2011 a las 17:58

Hola amigos,

El sistema que comentas no es el que empleo aunque lo he intentado (Me consta que hay muchas personas a las que les va bien). Yo empleo el sistema clásico de Urgente e importante, importante no urgente, urgente no importante y no urgente no importante. Tras años de buscar la fórmula a la que mejor me adapto, esta es la que creo mejor me va… y me deja tiempo para la creatividad.

Saludos, gracias como siempre por tus publicaciones que sigo con máximo interés.
Emilio

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Cristina Cortés Ansbjerg marzo 24, 2011 a las 18:01

Gracias Emilio. Yo he intentado utilizar el sistema que comentas, pero al final siempre tengo la sensación de que todo es urgente e importante. Con lo cual me atasco enseguida. Y además me disperso porque una tarea me arrastra a otra.

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