Consejos para gestionar tus facturas si eres autónomo

Llamadas de clientes, horarios de vértigo, petición de presupuestos, gastos que desgravan… Si has superado la fase inicial de poner en marcha un negocio, sabrás que las preocupaciones aumentan. El miedo inicial a no tener suficiente trabajo habrá sido sustituido por una montaña de papales difícil de gestionar.

Te contamos un secreto. Sucede lo mismo si llevas años trabajando como autónomo. Gestionar tu trabajo y tiempo es uno de los desafíos más difíciles de un trabajador por cuenta propia. Por ello, te damos consejos para ayudarte. ¡Se acabó la montaña de papeles!

Consejos para gestionar tus finanzas como autónomo

En primer lugar, si tu actividad está francamente descontrolada y no tienes información sobre impuestos, tipos de gravamen o liquidaciones de IVA, te recomendamos que acudas a una empresa de servicios de gestoría para autónomos. Son conocimientos que necesitas adquirir para gestionar tus finanzas eficazmente. El aprendizaje cuesta.

Una gestoría te ayudará con las primeras decisiones, como cómo abordar el pago impuestos. Existen dos formas de tributar IRPF para los autónomos: la estimación directa y los famosos “módulos”. Pero, también tendrás que presentar declaraciones trimestrales de IVA. Recuerda que algunas actividades profesionales están exentas.

En segundo lugar, debes asumir que toda tarea de gestión, y las finanzas son una de ellas, requiere tiempo. Reserva en tu calendario días dedicados sólo a la gestión. Te encontrarás con tres tipos de tareas: documentación, gestión y liquidación/cobros.

Con documentación nos referimos a la recopilación de documentos: presupuestos, facturas emitidas, facturas recibidas, recibos de gastos, contabilización de horas dedicadas… Todo lo que necesitamos para tener un control de lo que ocurre financieramente en nuestra economía.

En esta fase, lo más importante es que podamos llegar a conclusiones sobre cuál es nuestra situación de liquidez, es decir, si tenemos suficiente efectivo (flujo de caja) para hacer frente a los vencimientos que tendrán lugar en los próximos días o semanas.

Después, sólo nos tocará ejecutar la acción que implica cada documento. Es decir, si existe una factura sin cobrar, debemos realizar una llamada pidiendo el cobro. Otro ejemplo: si tenemos que hacer la declaración de IRPF, calcularemos los gastos deducibles.

Orden, gestión del tiempo y aplicaciones

Finalmente, queríamos compartir algún truco que puede ayudarte a mitigar la ansiedad de “no llegar a tiempo a todo”. Muchas veces no contarás con un día entero para gestionar. En ese caso, reflexiona sobre cuáles son los momentos del día con menos reuniones como, por ejemplo, los lunes a primera hora. Resérvalos para la gestión.

Utiliza numeración, fechas y categorías para nombrar los documentos que crees. Por ejemplo, no utilices nombres como “Factura Pedro González”, sino otros que te ayuden a tener más datos sobre el trabajo, como “Factura01_19102016_SA_PG”, que indica número de factura, fecha, tipo de servicio e iniciales de la empresa.

Por último, apóyate en la tecnología para gestionar mejor tus finanzas. Existen multitud de aplicaciones para autónomos que te harán la vida más fácil. Por ejemplo, IVA Free te ayuda a gestionar los gastos deducibles. Timewerks te ayudará a saber cuántas horas concretas estás dedicando a un proyecto o actividad. Y Anfix te ofrece plantillas para poder hacer tus facturas.

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