¿Vas a montar un evento? Mejor déjalo en manos expertas

Aunque montar un evento pueda parecer algo trivial, no es nada fácil. Implica un montón de planificación y organización. Con las vidas tan ajetreadas que llevamos, en las que ya es difícil compaginar trabajo y vida social, conviene saber delegar y dejarlo en manos de expertos en eventos.

Planificar y organizar un evento

Recomendaciones

1. Si quieres que tu evento sea memorable, intenta que sea creativo y diferente.

2. Es interesante introducir juegos para que los invitados interactúen, rompan el hielo y se socialicen.

3. Conoce bien a los asistentes para enfocar el evento hacia actividades o experiencias que resulten interesantes para todos.

4. En el caso de que sea un evento de trabajo, tendrás que medir el éxito de la inversión en relación con los beneficios obtenidos.

5. Ten en cuenta que buscar un sitio adecuado, tanto por ubicación como por tamaño y precio, puede ser una labor tediosa.

6. Publicita el evento a través de redes sociales y confirma los asistentes.

7. Graba el evento, saca fotos y recoge las impresiones de los asistentes. Piensa en un detalle para agradecer que hayan venido.

Planificación

Con la máxima de antelación posible, dibujando un cronograma con objetivos a cumplir y fechas para poder organizarte mejor:

1. Determina el objetivo de tu evento, por qué lo organizas. Establece metas que te gustaría alcanzar con eso.

2. Reúne voluntarios. Como has podido ver, hay muchísimas tareas que realizar. Delega en ellos. Si no lo haces, nunca lograrás tenerlo todo a tiempo. Reúnete con ellos, al menos, 2 semanas antes del evento para ver cómo han ido progresando las cosas.

3. Prepara un presupuesto (e intenta reducir gastos superfluos). Conseguir patrocinadores y otras fuentes de dinero externas pueden ser unas buenas soluciones.

4. Elige un lugar y una fecha. No dejes de visitar el lugar antes del evento para tener en cuenta lo que puedas necesitar desde el punto de vista logístico.

5. Piensa cómo vas a publicitar el evento. Las redes sociales pueden ser de gran ayuda, pero no dejes de actualizarlas para que los asistentes tengan presente vuestra reunión durante las semanas anteriores. También puedes preparar folletos y cartelería e informar a los medios de comunicación. No dejes de barajar varias posibilidades.

Sé el perfecto anfitrión

1. Mantén la calma durante el evento. Es fruto de meses de trabajo en equipo. ¡Seguro que podrás manejar cualquier tipo de situación!

2. Prepara un kit para todos tus invitados. Será un detalle que todos agradecerán, por muy sencillo que sea.

3. No te olvides de informar debidamente sobre el desarrollo de actividades que tendrán lugar durante ese día.

4. Pide a un experto que saque fotos o vídeos para el recuerdo.

5. Agradece a los participantes del evento que hayan venido, cuando vayan a despedirse, pero no dejes de dar las gracias también al equipo que te haya ayudado.

Expertos en eventos

Como hemos podido ver, tantas tareas suponen un enorme esfuerzo y mucha dedicación. Si ves que la situación puede desbordarte, no dudes en contactar con expertos en eventos que estarán encantados de ayudarte.

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